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Devenir le roi de l’organisation de soirée d’entreprise

Vous rêvez d’organiser votre soirée d’entreprise pour en faire un moment à la fois agréable et inoubliable. Du pot entre collègues à la réunion sur le pouce, en passant par la programmation d’un séminaire ou d’un événement de fin d’année, voici les ingrédients pour élaborer un cocktail dinatoire réussi !

Établir son budget traiteur : les astuces Tout & Bon

C’est bien connu : l’argent est le nerf de la guerre. Avant de vous précipiter dans les détails de votre soirée d’entreprise, construisez un budget en adéquation avec vos objectifs. L’un des critères prépondérants reste le nombre de participants conviés. À partir de cette donnée, vous pourrez déterminer le coût par tête et avoir un aperçu sur ce que vous pouvez faire et ne pas faire.

Pour vous accompagner dans cette démarche, Tout & Bon vous décline quelques astuces afin d’élaborer votre budget.

Par exemple, pour un apéritif d’une durée d’une heure, comptez 8 pièces salées par personne.

Dans le cadre d’un cocktail dinatoire plus long d’une heure et demi, vous pouvez tabler sur 12 pièces par personne (9 salées et 3 sucrées). D’une durée identique, le déjeuner nécessite en moyenne 12 pièces Lunch par personne (9 salées et 3 sucrées). Enfin, pour un dîner d’une durée de deux heures, mieux vaut prévoir 16 pièces par personne (12 salées et 4 sucrées).

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Hippodrome de Marcq-en-Baroeul

Choisir un lieu approprié à l’événement

Le site où se déroule votre soirée d’entreprise a un impact majeur sur l’image que renverra votre cocktail dinatoire. Il faut prendre en compte les attraits du bâtiment, des espaces extérieurs, mais aussi de sa localisation géographique. L’idéal est qu’il soit positionné à distance moyenne de l’ensemble des participants pour réduire les temps de trajet. La présence de transports en commun est un argument à intégrer à votre réflexion.

Vous avez déniché le site événementiel potentiel. C’est le moment d’interroger les propriétaires des lieux sur le montant du prix forfaitaire pour la location, les modalités en cas d’annulation, les possibilités sur place en termes de restauration et d’équipements matériels et techniques, et l’accès à des parkings gratuits ou payants. En tant qu’organisateur de la soirée d’entreprise, renseignez-vous sur d’éventuels services annexes proposés (montage/démontage, sécurité, nettoyage, etc.).

Faire venir les participants : tout un art

Une soirée d’entreprise doit attirer le public ciblé qu’il s’agisse de collaborateurs, de fournisseurs ou de clients de la société. Choisissez une date et une heure pour maximiser leur présence. Autrement dit : évitez dans la mesure du possible les vacances, les lundis, la période hivernale à la météo facétieuse, la confrontation directe avec des événements  concurrents ou encore les heures propices aux embouteillages. Aguichez les participants en faisant du storytelling autour de l’événement en en soignant le support d’invitation.

Le Jour-J de votre cocktail dinatoire, prévoyez des animations adaptées à l’objectif de votre soirée d’entreprise. Communiquez sur l’événement en live sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram) et marquez les esprits avec un atelier photo afin de rapporter quelques de souvenirs de la soirée. Surtout, faites vous accompagner par des professionnels compétents pour garantir votre logistique. A ce titre, sachez que les équipes de Tout & Bon s’occupent aussi bien de la collation que du service (hôtesses, serveurs, chefs cuisiniers, etc.), de la décoration ou de la vaisselle.

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